MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI
1.
Faktor-Faktor Lingkungan Eksternal
Para manajer seharusnya tidak hanya
memusatkan perhatiannya pada lingkungan internal organisasi, tetapi juga
menyadari pentingnya pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi yang
dikelolanya. Manajer harus mempertimbangkan unsur-unsur dan kekuatan-kekuatan
lingkungan eksternal dalam setiap kegiatannya. Manajer harus mengidentifikasi,
menganalisa, mengevaluasi, mendiagnosa dan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan
lingkungan, baik berupa kesempatan-kesempatan, risiko-risiko, maupun
ancaman-ancaman, yang mempunyai pengaruh pada operasi organisasi (perusahaan).
Manajemen dituntut untuk selalu bersikap tanggap dan adaptif, selalu mengikuti
dan menyesuaikan diri dengan keadaan lingkungan. Manajer perlu menentukan cara
atau pendekatan yang akan memungkinkannya menjaga dan mengembangkan organisasi
dalam lingkungan yang selalu berubah.
Dengan
pendekatan system dan contingency, akan dibahas factor-faktor lingkungan
esternal yang berpengaruh dan dipengaruhi secara langsung ataupun tidak
langsung terhadap / oleh operasi-operasi organisasi, dan tanggung jawab sosial
manajer. Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur diluar organisasi, yang
sebagian besar tidak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan
keputusan oleh manajer. Organisasi mendapatkan masukan-masukan (input)
yang dibutuhkan, seperti ; bahan baku,
dana tenaga kerja dan energi dari lingkungan
eksternal, menstranformasikan menjadi produk dan jasa, dan kemudian menghasilkan
keluaran-keluaran (output) kepada lingkungan eksternal.
Lingkungan eksternal mempunyai unsur-unsur :
1)
Berpengaruh langsung
(lingkungan eksternal mikro), terdiri dari; para
pesaing (competitors), pemasok / penyedia (suppliers), pelanggan
(customers), lembaga-lembaga keuangan (financial intitutions),
pasar tenaga kerja (labour supply), dan perwakilan-perwakilan pemerintah
(government councils),
2) Berpengaruh tidak langsung (lingkungan eksternal makro), mencakup; teknologi (technology), ekonomi (economy),
politik (politic) dan sosial (social), yang mempengaruhi iklim
dimana organisasi beroperasi dan mempunyai potensi menjadi kekuatan-kekuatan
sebagai lingkungan eksternal mikro.
2.
Lingkungan Eksternal Mikro
Lingkungan
eksternal mikro penting diperhatikan, walaupun tingkat pengaruhnya berbeda.
1)
Para pesaing ; lingkungan persaingan perusahaan tercermin dari tipe, jumlah dan
norma-norma perilaku organisasi-organisasi pesaing. Dengan pemahaman akan
lingkungan persaingan yang dihadapi, organisasi dapat mengetahui posisi
persaingannya, sehingga lebih mampu mengoptimalkan operasi-operasinya.
Misalnya; untuk meningkatkan bagian pasarnya (market share), dimana
produk dan harga sama dengan pesaing, perusahaan harus menciptakan
perbedaan-perbedaan (differences), dalam pembungkusan (packaging),
pelayanan (services), atau promosi (promotion). Pemahaman arena,
sifat persaingan (competitors), serta kekuatan (strengths) dan
kelemahan (weaknesses) para pesaing, memungkinkan perusahaan dapat
mempergunakan kekuatan bersaingnya lebih efektif dan efisien.
2)
Pelanggan ; strategi, kebijakan dan taktik-taktik pemasaran perusahaan sangat
tergantung situasi pasar dan pelanggan. Biasanya manajer pemasaran menganalisa
profil pelanggan sekarang dan potensial serta kondisi pasar dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan pemasaran perusahaan berdasarkan hasil analisa tersebut.
3)
Pasar tenaga kerja ; organisasi memerlukan sejumlah karyawan (personalia) dengan
bermacam-macam ketrampilan, kemampuan dan pengalaman, sehingga perlu
menggunakan banyak saluran untuk menarik dan mendapatkan karyawan-karyawan
tersebut. Ada tiga factor yang paling berpengaruh terhadap pemenuhan
kebutuhan karyawan perusahaan, yaitu ;
(1)
reputasi perusahaan di mata
angkatan kerja,
(2)
tingkat pertumbuhan angkatan
kerja,
(3)
tersedianya tenaga kerja sesuai
kebutuhan.
4)
Lembaga-lembaga keuangan ; organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan, seperti
perbankan, perusahaan asuransi, termasuk pasar modal, untuk menjaga dan
memperluas kegiatan-kegiatannya, jangka pendek untuk membiayai opearasionalnya,
jangka panjang untuk membangun fasilitas baru
dan membeli peralatan baru (investasi).
5)
Para pemasok; setiap organisasi sangat tergantung pada sumber-sumber dari
sumberdaya-sumberdayanya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku (mentah), bahan pembantu,
pelayanan, energi dan peralatan, yang digunakan untuk berproduksi.
6)
Perwakilan-perwakilan
pemerintah ; hubungan organisasi dengan
perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang semakin kompleks. Mereka biasanya
menetapkan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi organisasi dalam operasinya,
prosedur prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya untuk melindungi
masyarakat.
3.
Lingkungan Eksternal Makro
Lingkungan eksternal makro mempengaruhi organisasi dengan dua cara :
1)
Kekuatan-kekuatan di luar
tersebut mempengaruhi organisasi secara langsung atau tidak langsung melalui
satu atau lebih unsur-unsur lingkungan eksternal mikro.
2)
Unsur-unsur lingkungan makro
menciptakan iklim, misalnya teknologi tinggi, keadaan perekonomian cerah atau
lesu dan perubahan-perubahan sosial, dimana organisasi ada dan harus memberikan
tanggapan.
Lingkungan eksternal makro meliputi :
1) Perkembangan teknologi : dalam setiap
masyarakat atau industri, tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti
pada penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan
digunakan, dan cara bermacam-macam operasi akan dikelola. Inovasi teknologi
dapat juga menimbulkan persaingan baru dalam industri-industri yang berbeda,
misalnya; pengembangan produksi jam
digital elektronik telah menimbulkan persaingan baru bagi perusahaan-perusahan
jam mekanik tradisional, kemajuan industri mesin foto kopi menimbulkan
kesukaran-kesukaran bagi perusahaan kertas karbon.
2) Variabel-variabel Ekonomi : para manajer
akan selalu terlibat dengan masalah-masalah biaya sumber daya-sumber daya yang
dibutuhkan organisasi, yang selalu berubah-ubah karena pengaruh faktor-faktor
ekonomi, seperti ; kecenderungan inflasi dan deflasi harga barang-barang
dan jasa-jasa, kebijakan moneter, devaluasi atau revaluasi, tingkat
bunga, kebijakan fiskal, keseimbangan neraca pembayaran,harga yang
ditetapkan oleh para pesaing dan pemasok.
3)
Lingkungan sosial budaya : merupakan pedoman hidup yang menentukan bagaimana hampir serluruh
organisasi dan manajer akan beroperasi. Lingkungan ini mencakup ; agama dan kepercayaan, nilai-nilai, sikap, pandangan dan pola kehidupan yang
dibentuk oleh tradisi, pendidikan, kelompok ethnis, ekologi,
demografis,geografis.
4) Variabel-variabel Politik dan Hukum :
dalam suatu periode tertentu akan menentukan operasi perusahaan. Manajer tidak
mungkin mengabaikan iklim politik, peraturan-peraturan pemerintah maupun
konsekuensi-konsekuensi atau dampaknya terhadap pemerintah dalam pembuatan
keputusan, contohnya, kebijakan-kebijakan pemerintah dalam bidang ;
perdagangan, undang-undang perpajakan, upah minimum, undang-undang hak patent,
undang-undang perlindungan konsumen, pemasok dan pesaing.
5) Dimensi Internasional : komponen
internasional dalam lingkungan eksternal juga menyajikan kesempatan-kesempatan
dan tantangan-tantangan, serta mempunyai potensi menjadi factor yang
berpengaruh langsung pada operasi perusahaan. Kekuatan-kekuatan
internasional ini berpengaruh melalui ; perkembangan politik dunia,
ketergantungan ekonomi, penularan nilai-nilai dan sikap hidup, serta transfer
teknologi.
4.
Organisasi dan Lingkungan
Lingkungan
eksternal mempengaruhi manajer-manajer bervariasi menurut tipe dan tujuan
organisasi. Hal ini berbeda di antara posisi-posisi dan fungsi-fungsi dalam
suatu organisasi dan bahkan antara tingkatan-tingkatan hirarki di dalam
organisasi. Karena mempunyai kekuasaan yang lebih besar dan pandangan yang
lebih luas, para manajer di tingkat atas dalam organisasi memikul tanggung
jawab lebih besar untuk pengelolaan hubungan dengan lingkungan eksternal
dibanding para manajer tingkatan bawah. Manajer dan organisasi memberikan
tanggapan terhadap lingkungan eksternal, melalui ;
1) Usaha mempengaruhi lingkungan eksternal mikro : manajer harus memusatkan usaha-usahanya pada aspek-aspek kunci
lingkungan bagi tujuan organisasi. Bila mereka memperlakukan setiap komponen
secara sama, mereka akan menghabiskan waktu dan energi dengan cara-cara yang
tidak produktif. Tetapi melalui pemusatan pada variable-variabel kunci, manajer
dapat mencapai sasarannya untuk mempengaruhi lingkungan, misalnya mempengaruhi
lingkungan mikro, yaitu pelanggan melalui iklan.
2) Peramalan (forecasting) dan lingkungan eksternal makro : kelangsungan operasi perusahaan sering sangat tergantung pada
antisipasi dan adaptasi terhadap perkembangan lingkungan eksternal makro.
Kecenderungan perkembangan lingkungan ini hendaknya dimonitor secara terus
menerus, agar manajer mampu mengembangkan kedudukan yang kuat dalam menghadapi
lingkungan tersebut. Penggunaan teknik-teknik peramalan, seperti ; analisa
statistik, model-model ekonometrika, simulasi, delphi, dan sebagainya, memungkinkan manajer dapat
mengantisipasi perubahan-perubahan dalam peraturan-peraturan pemerintah, sikap
masyarakat, biaya-biaya pengadaan bahan, tersedianya bahan mentah, kegiatan-kegiatan
pesaing, dan lain-lain sehingga dapat mempersiapkan sejumlah kegiatan-kegiatan
di waktu yang akan datang (Sukanto Reksohadiprodjo, “Business
Forecasting”).
3) Perencanaan, perancangan organisasi dan lingkungan : cara paling penting bagi manajer untuk menyesuaikan dengan
lingkungan eksternal adalah melalui pengembangan dan implementasi
rencana-rencana bagi organisasinya. Rencana-rencana ini mungkin sederhana,
jangka pendek dan terbatas ruang lingkupnya, atau mungkin rumit, jangka
panjang, dan ruang lingkupnya luas. Rencana-rencana mewujudkan konsep dasar
organisasi dan strategi-strategi akan mengikutinya untuk mencapai tujuan.
Rencana-rencana strategik ini tidak hanya menjadi pedoman adaptasi organisasi
terhadap lingkungan eksternal mikro dan makro, tetapi juga menuntut usaha-usaha
organisasi untuk mempengaruhi perilaku-perilaku factor-faktor dalam lingkungan
eskternal mikro. Suatu tipe khusus penyesuaian manajerial terhadap lingkungan,
mencakup perubahan-perubahan dalam struktur formal organisasi, aliran kerja,
pola wewenang, hubungan-hubungan pelaporan diantara manajer dan sebagainya.
Bentuk penyesuaian ini sering disebut perancangan organisasi (organizational
design).
5.
Tanggung Jawab Sosial Manajer
Tanggung jawab sosial, berarti bahwa
manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan
keputusan. Tanggung jawab sosial perusahaan ini merupakan salah satu tugas yang
harus dilakukan oleh para manajer organisasi perusahaan, karena aspek ini
merupakan syarat utama bagi berhasilnya perusahaan, terutama untuk jangka
panjang. Dengan demikian manajer
dituntut untuk mengimplementasikan “etika berusaha” (the ethics of
managers), terutama dalam hubungannya dengan pelanggan, karyawan, penemu
teknologi, lembaga pendidikan, perusahaan lain, para pemasok, pemegang saham,
pemerintah, dan masyarakat pada umumnya (Harol Koontz, Cyril O’Donnell, dan
Heinz Weihrich, “Management”).
Etika berkenaan dengan pendapat
tentang benar dan salah, lebih khusus kewajiban moral seseorang pada
masyarakat. Etika ini merupakan sistem ungkapan-ungkapan yang menyangkut
perilaku, perbuatan dan sikap manusia terhadap peristiwa-peristiwa yang
dianggap penting dalam hidupnya. Etika para manajer akan sangat mempengaruhi
keputusan-keputusan dan kegiatan-kegiatan organisasi, yang harus berdasarkan
pada nilai-nilai atau standar moral yang dianggap baik dan luhur dalam suatu
lingkungan atau masyarakat.
Ada lima factor yang mempengaruhi keputusan-keputusan pada
masalah etika, yaitu ;
1)
hukum,
2)
peraturan-peraturan pemerintah,
3)
kode etik industri dan
perusahaan,
4)
tekanan-tekanan sosial,
5)
tegangan antara standar
perorangan dan kebutuhan organisasi.
Factor-faktor
ini mempengaruhi etika manajer dengan tingkatan dan pada bidang-bidang fungsi
yang berbeda-beda.
Para manajer semakin dituntut untuk
mengikuti atau mentaati hukum dan standar-standar etika masyarakat. Pada saat
yang sama, perhatian manajer harus dipusatkan pada pemberian
tanggapan-tanggapan organisasi pada masalah-masalah sosial. Hal ini mempunyai
dua konsekuensi utama :
1)
banyak organisasi sekarang
mengesampingkan tujuan utamanya maksimalisasi keuntungan, dan mengalihkan ke
pemenuhan kebutuhan-kebutuhan masyarakat dengan perolehan keuntungan
secukupnya,
2)
pencapaian hasil-hasil yang
lebih baik dalam pelaksanaan fungsi tanggung jawab sosial perusahaan menjadi
semacam peralatan untuk membantu sukses organisasi.
Cara para manajer memelihara
penanganan masalah-masalah sosial akan mencerminkan etika pribadinya,
kebijakan-kebijakan organisasi, dan nilai-nilai sosial perusahaan pada periode
waktu tertentu.
-------bb------
Sumber Pustaka ;
- Sukanto Reksohadiprodjo, T. Hani Handoko & Siswanto, Kebijaksanaan Perusahaan (Business Policy) : Konsep Dasar dan Studi Kasus, BPFE, Yogyakarta, 1984, hal. 20.
- James A.F.Stoner, Management, Prentice Hall International, Inc, Englewood Cliffe, New York, 1982. hal.8.
- Sukanto R, dkk op. cit. hal. 8-9
- Sukanto Reksohadiprodjo, Business Forecasting, BPFE Yogyakarta, 1984
- Harol Koontz, Cyril O’Donnell, dan Heinz Weihrich, Management, edisi ketujuh, Mc Graw Hill, Inc, Kogakusha, Tokyo, 1980, hal. 99-107.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar