MANAJEMEN DAN MANAJER
1. Tingkat
Manajemen
Secara umum “manajer” berarti
setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber
daya organisasi lainnya. Seperti halnya manajemen, manajer ada dalam setiap
tipe organisasi. Ada banyak tipe manajer dengan tugas-tugas dan tanggung jawab
yang berbeda-beda. Pada kesempatan ini akan kita bahas bermacam-macam tipe
manajer yang ada, fungsi-fungsi yang dilaksanakan, kegiatan-kegiatan manajer
dan berbagai ketrampilan yang dibutuhkan oleh para manajer. Manajer dapat
diklasifikasikan dengan dua cara yaitu :
1) Menurut
tingkatan dalam organisasi; rendah, menengah,
dan tinggi.
2) Cakupan
kegiatan organisasi dimana mereka
bertanggung jawab; manajer umum dan fungsional.
A.
Tingkatan manajer dalam organisasi akan
membagi manajer menjadi tiga golongan yang berbeda :
1) Lower Manager (First Line) : Who are responsible
for the work of operating employees only and do not supervise other managers;
they are the first level managers in the organizational hierarchy. Manajer
yang tingkatannya paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan
mengawasi tenaga-tenaga operasional, mereka adalah manajemen lini pertama
(first line or first level). Para manajer ini biasa disebut dengan ; Kepala
Atau Pimpinan (Leader), Mandor (Foreman), dan Penyelia (Supervisors).
2)
Middle
Manajer :
Managers in the midrange of organizational hierarchy; they are responsible for
the other managers and sometimes for some operating employees; they also report
to more senior managers.
Manajemen menengah dapat meliputi beberapa
tingkatan dalam suatu organisasi, yang membawahi dan mengarahkan
kegiatan-kegiatan para manajer lainnya atau juga karyawan lainnya. Manajer
menengah biasa disebut ; Manajer Departemen, Kepala Pengawas
(Superintendents) dan sebagainya.
3) Manajer Puncak (Top
Manajer)
: Managers
responsible for the overall management of the organization; they establish
operating policies and guide the organization’s interaction with its
environment. Klasifikasi manajer tertinggi ini
terdiri dari sekelompok kecil eksekutif, yang bertanggung jawab atas
keseluruhan manajemen organisasi. Manajer puncak biasa disebut ; Direktur,
Presiden, Kepala Divisi, Wakil Presiden Senior, dan sebagainya.
Perbedaan
tingkatan manajemen akan membedakan pula fungsi-fungsi manajemen yang
dijalankan. Terdapat dua fungsi utama manajemen, yaitu manajemen
administratif dan manajemen operatif. Manajemen administratif, lebih
berurusan dengan penetapan tujuan, perencanaan, penyusunan kepegawaian, dan
pengawasan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan. Sedangkan manajemen
operatif, lebih mencakup kegiatan memotivasi, supervisi, dan komunikasi
dengan para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil-hasil secara
efektif. Pada tingkatan manajemen rendah, para manajer akan banyak melaksanakan
fungsi manajemen operatif. Semakin tinggi tingkatannya, mereka menjadi lebih
terlibat dengan manajemen administratif. Semua tingkatan manajemen melaksanakan
kedua unsur tersebut.
B. Berdasarkan lingkup kegiatan yang dikelola,
Manajer dibedakan atas ;
1. Functional manager : A manager responsible
for just one organization activity, such as financial or human resources
management.
Manajer
fungsional, mempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan organisasi
misalnya ; produksi, pemasaran, keuangan, kepegawaian atau akuntansi.
Kegiatan-kegiatan fungsi-fungsi lainnya
menjadi tanggung jawab manajer fungsional lainnya, sebagai contoh ; manajer
pemasaran bertanggung jawab atas seluruh kegiatan distribusi tetapi meminta
bantuan kepada manajer personalia untuk masalah-masalah tenaga penjualannya.
2.
General manager : The Individu responsible for all
functional activities, such as production, sales, marketing, and finance, for
an organization such as company or a subsidiary.
Pada
tingkatan manajemen yang lebih tinggi, manajer umum ; mengatur,
mengawasi, dan bertanggung jawab atas satuan kerja keseluruhan atau divisi
operasi yang mencakup semua atau beberapa kegiatan-kegitan fungsional satuan
kerja.
2. Fungsi-Fungsi
yang dilaksanakan Manajer
Manajemen
dapat berarti ; “pencapaian tujuan melalui
pelaksanaan fungsi-fungsi tertentu”. Salah satu klasifikasi paling
awal dari fungsi-fungsi manajerial dibuat oleh “Henri Fayol”, dalam
bukunya “General and Industrial
Management”, yang menyatakan bahwa “fungsi-fungsi
utama dalam proses manajemen adalah ; perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing),
pengkordinasian (coordinating),
pemberian perintah (directing)
dan pengawasan (controlling)”.
Selanjutnya beberapa pendapat para
ahli manajemen tentang fungsi-fungsi manjemen dapat dijelaskan sebagai berikut
:
1)
Luther Gullick ; planning, organizing, staffing, directing,
coordinating, reporting, and
controlling.
2)
George Terry ;
planning, organizing,actuating, and controlling.
3)
Ernest Dale ; planning, organizing, staffing, directing,
inovating,
representing, and controlling.
4)
Koonts & O’Donnel ;
planning, organizing, staffing, directing, and
controlling.
5)
Oey Liang Lee ; planning, organizing, directing, and
coordinating.
6)
William Newman ;
planning, organizing, assembling of resources,
directing, and controlling.
7) James Stoner ;
planning, organizing, leading, and controlling.
1) Perencanaan (planning), adalah ;
(1) pemilihan
atau penetapan tujuan-tujuan organisasi.
(2) penentuan
strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, system, anggaran,
dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
Rencana-rencana
dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan
prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana
memungkinkan ;
(1) Organisasi
bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang diperlukan untuk
mencapai tujuan-tujuan.
(2) Para
anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan
berbagai tujuan dan prosedur terpilih.
(3) Kemajuan
dapat dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila
tingkat kemajuan tidak memuaskan.
Semua
fungsi lainnya tergantung pada fungsi ini, dimana fungsi lain tidak akan
berhasil tanpa perencanaan dan pembuatan keputusan yang tepat, cermat dan
kontinu. Sebaliknya perencanaan yang baik sangat tergantung pelaksanaan efektif
fungsi-fungsi lain.
2) Pengorganisasian (organizing), adalah ;
(1) Penentuan
sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan organisasi.
(2) Perancangan
dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa
hal-hal tersebut ke arah tujuan.
(3) Penugasan
tanggung jawab tertentu dan kemudian.
(4) Pendelegasian
wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan
tugas-tugasnya.
Organisasi
perlu dirancang dan dikembangkan, agar dapat melaksanakan berbagai program
secara sukses, dalam rangka mencapai tujuan dan rencana yang telah ditetapkan.
Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan dan kemudian memimpin
tipe organisasi yang sesuai dengan tujuan, rencana dan program yang telah
ditetapkan.
3)
Penyusunan Personalia (staffing), adalah penarikan
(recruitmen), latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian
orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
Dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen
menentukan persyaratan-persyaratan mental, fisik, dan emosional untuk posisi jabatan yang ada melalui analisa
jabatan, deskripsi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dengan
karakteristik personalia tertentu, antara lain; keahlian, pendidikan, umur,
latihan dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan
system penggajian untuk pelaksanaan kerja yang efektif, penilaian karyawan
untuk promosi, latihan dan pengembangan karyawan.
4)
Pengarahan (leading)
adalah membuat atau mendapatkan para
karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Fungsi
ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatan-kegiatan
kepemimpinan seperti ; komunikasi, motivasi, dan disiplin. Fungsi leading, sering
disebut ; directing, motivating, actuating, dan lain sebagainya.
Kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang dalam organisasi.
5) Pengawasan (controlling) adalah
penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah
dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Pengawasan positif
adalah; mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan
efisien dan efektif, sedangkan pengawasan negatif adalah; mencoba
untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak
terjadi atau terulang kembali.
Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup unsur-unsur ;
(1) penetapan
standar pelaksanaan
(2) penentuan
ukuran-ukuran pelaksanaan
(3) pengukuran
pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang ditetapkan
(4) pengambilan
tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.
Semua fungsi-fungsi manajemen harus
dilaksanakan oleh manajer kapan saja dan dimana saja kelompok-kelompok
diorganisasi, walaupun ada perbedaan tekanan untuk tipe organisasi, jabatan
fungsional, dan tingkatan manajemen yang berbeda.
3. Kegiatan-Kegiatan
Manajer
Manajer
melaksanakan fungsi-fungsi organisasi yaitu ; membuat rencana,
mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi,
yang dilakukan, dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang saling tergantung, saling
berinteraksi dan saling berhubungan, dari penetapan tujuan sampai pengawasan.
Manajer
adalah perencana, pengorganisasi, pemimpin atau pengarah dan pengawas.
Dalam kenyataannya, setiap manajer mengambil peranan yang lebih luas untuk
menggerakkan organisasi menuju sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.
Tugas-tugas penting yang dilaksanakan oleh manajer adalah ;
1) Manajer
bekerja dengan dan melalui orang lain.
Mencakup bawahan, atasan, manajer-manajer lainnya dalam organisasi dan
individu-individu dari luar organisasi ; pelanggan (konsumen),
pemasok(supplier), serikat karyawan, pejabat dan karyawan-karyawan kantor
pemerintahan dan sebagainya.
2) Manajer
memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan
menetapkan prioritas-prioritas. Karena
berbagai sumberdaya yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan selalu
terbatas, manajer harus menjaga keseimbangan diantara berbagai tujuan dan
kebutuhan organisasi.
3) Manajer
bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan.
Para manajer ditugaskan untuk mengelola pekerjaan-pekerjaan tertentu secara
sukses, dan biasanya dievaluasi, selanjutnya manajer juga bertanggung jawab
atas kesuksesan atau kegagalan kegiatan-kegiatan para bawahan.
4) Manajer
harus berfikir secara analitis dan konseptual.
Manajer harus mampu memandang keseluruhan tugas dan mengaitkan suatu tugas
dengan tugas-tugas lain.
5) Manajer
adalah seorang mediator. Organisasi
terdiri dari orang-orang dan kadang-kadang mereka saling bertentangan, untuk
itu dituntut peranan manajer sebagai mediator (penengah)
6) Manajer
adalah seorang politisi. Manajer harus
mengembangkan hubungan-hubungan baik untuk mendapatkan dukungan atas
kegiatan-kegiatan, usulan-usulan dan keputusan-keputusannya. Setiap manajer
efektif, memainkan “politik” dengan mengembangkan jaringan kerjasama
timbal balik dengan para manajer lain
dalam organisasi.
7) Manajer
adalah seorang diplomat. Manajer harus berperan sebagai wakil
(representatif) resmi kelompok kerjanya pada pertemuan-pertemuan
organisasional, dan mewakili organisasi dalam berurusan dengan kontraktor,
langganan, pejabat pemerintah, atau
personalia organisasi lain.
8) Manajer
mengambil keputusan-keputusan sulit.
Organisasi selalu menghadapi banyak masalah, misalnya kesulitan finansial,
masalah personalia dan sebagainya, untuk
itu manajer diharapkan dapat menemukan pemecahan berbagai masalah sulit
dan mengambil keputusan yang akurat.
Pada
dasarnya kegiatan yang dilaksanakan oleh para manajer dapat
diklasifikasikan dalam beberapa kelompok :
1) pribadi
2) teknis
3) administratif
4) interaksional.
Kegiatan-kegiatan
ini berhubungan dengan dan dapat dipelajari dalam fungsi-fungsi manajerial dan
paduan kegiatan-kegiatan ini dengan fungsi-fungsinya, akan didapatkan pandangan
yang menyeluruh tentang kegiatan manajer.
4. Peranan-peranan
Manajer
Henry
Minzberg dalam bukunya, The Nature of
Managerial Work, telah melakukan penelitian tentang berbagai macam
pekerjaan dan peranan manajerial, dan kemudian membuat sintesa hasil studi
empirisnya mengenai peranan-peranan manajerial. Dia menemukan bahwa tidak ada pertentangan antara
pendekatan fungsional dan pendekatan kegiatan, keduanya saling melengkapi.
Sebagai hasil studinya, Mintzberg mengelompokkan perilaku para manajer
menjadi tiga bidang peran yaitu :
1)
antara pribadi
2)
informasional
3)
pembuatan
keputusan.
Manajer
kemudian menggunakan ketrampilan pribadi dan manajerial serta kemampuan untuk
melaksanakan secara efektif. Konsepsi Mintzber ini memberikan pemikiran baru
dan cakrawala yang lebih luas tentang fungsi-fungsi dan kegiatan-kegiatan
manajerial yan dilakukan manajer.
6. Bagaimana Manajer Menggunakan Waktunya
Hampir
semua manajer mempergunakan usaha, waktu dan energi untuk melakukan interaksi
dengan orang lain. TY.A. Mahoney, T.H. Jerdee dan S.J. Carroll dalam
bukunya, The Job (s) of Management, Industrial Relations, telah
melakukan penelitian terhadap 452 manajer dari seluruh tingkatan manjemen yang
bekerja pada 13 perusahaan berbagai tipe industri yang besarnya bervariasi dari
100 sampai 4.000 karyawan. Mereka mengukur waktu yang dicurahkan oleh manajer
dalam berbagai kegiatannya. Dari para manajer yang diteliti, dapat dicermati
waktu yang digunakan untuk melaksanakan tugasnya sebagai berikut:
Tabel % hari kerja yang dipergunakan manajer pada
berbagai macam tugas :
Fungsi
% dari hari kerja
-------------- ----------------------
1) pengawasan 28,4
2) perencanaan
19,5
3) pengkordinasian 15,0
4) penilaian
12,7
5) penyelidikan
12,6
6) perundingan 6,0
7) penyusunan kepegawaian 4,1
8) perwakilan 1,8
7. Ketrampilan-Ketrampilan
Manajerial
Ketrampilan-ketrampilan
manajerial yang dibutuhkan untuk menjadi manajer yang efektif, berdasarkan pendapat
Robert Katz dalam bukunya, Skills of an Effective Administrator,
adalah :
1) Ketrampilan
konseptual (conceptual skills). Kemampuan
mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan
kegiatan organisasi.
2) Ketrampilan
kemanusiaan (human skills). Kemampuan untuk
bekerja dengan memahami dan memotivasi orang lain, baik secara individu atau
kelompok.
3) Ketrampilan
administratif (administratif skills). Ketrampilan
yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan
pengawasan.
4) Ketrampilan
teknik (technical skills). Kemampuan untuk
menggunakan peralatan-peralatan, prosedor-prosedur, atau teknik-teknik dari
suatu bidang tertentu, seperti; akuntansi, produksi, penjualan, permesinan dan
sebagainya.
Ketrampilan mana yang relatif lebih penting,
tergantung pada ;
1)
tipe
organisasi,
2)
tingkatan
manajerial
3)
fungsi
yang sedang dilaksanakan.
Ö¯Õ
Referensi :
1.
Stoner,
Freeman & Gilbert JR, “ Management”,Prenhallindo,1995
2.
Koontz,
O’Donnell & Weihrich, “Management”,
Erlangga Jakarta, 1991
3.
T.
Hani Handoko, “Manajemen”, BPFE-Yogyakarta, Cetakan ke empatbelas, Maret
1999.
hiya hiya
BalasHapus